Afwegingskader om stakeholders te betrekken bij assetmanagement

Het Nederlandse drinkwaterleidingnet vereist voortdurend onderhoud,  renovatie en aanpassingen aan veranderingen, bijvoorbeeld  in waterkwaliteit en -beschikbaarheid. Dat vraagt van drinkwaterbedrijven het vermogen om goed samen te werken met andere nutsbedrijven, gemeenten, de klant en andere stakeholders.

Stakeholderbetrokkenheid essentieel

Assetmanagementactiviteiten goed afstemmen met betrokkenen in de omgeving is essentieel in verband met de steeds complexere context van klimaatverandering, schaarste in de boven- en ondergrond en toenemende inspraak van belanghebbenden. Afstemmen met stakeholders kan leiden tot  samenwerkingen met andere stakeholders, nieuwe integrale oplossingen en  bestendigde langetermijnrelaties. Dat laatste is ook waardevol met het oog op de implementatie van de nieuwe Omgevingswet (voorzien voor januari 2022), omdat deze wet van drinkwaterbedrijven een proactieve rol in de omgeving vereist. Ook kunnen decentrale overheden nog aanvullende regels stellen in hun omgevingsplan. Vewin noemt actief omgevingsmanagement cruciaal voor drinkwaterbedrijven onder deze nieuwe wet en een bewuste afweging voor de betrokkenheid in eigen projecten lijkt dan ook onontbeerlijk.

Afwegingskader

In dit Bedrijfstakonderzoek (Thema Integraal Assetmanagement) is een concreet afwegingskader ontwikkeld waarmee overwegingen rondom stakeholderbetrokkenheid voor iedere projectfase expliciet kunnen worden gemaakt.

Afwegingen voor stakeholderbetrokkenheid in assetprojecten inclusief toelichting bij de verschillende assen.

Het afwegingskader geeft een antwoord op de kernvraag voor stakeholderbetrokkenheid:  waartoe betrek je wie, wanneer en hoe? De waartoe-vraag raakt aan de kern van de afweging rond stakeholderbetrokkenheid, want meer stakeholderbetrokkenheid is niet altijd beter. Stakeholderbetrokkenheid blijft een afweging per situatie of project. Het afwegingskader ondersteunt de overweging aan de hand van twee centrale assen: een materiële en een relationele as die de centrale afwegingen in assetmanagementprojecten representeren.

• Op de x-as een materiële afweging tussen een sectorale aanpak – focus ligt op de core business van assetmanagement (assets m.b.t. winning, zuivering en distributie van drinkwater) –  en een integrale aanpak – focus ligt op het combineren van functionaliteiten en het realiseren van koppelkansen.
• Op de y-as een relationele afweging tussen een unilaterale aanpak – stakeholders alleen betrekken voor een (procedureel) noodzakelijke afstemming – en een multilaterale aanpak – stakeholders zijn betrokken en dragen bij aan besluitvorming

De positie op deze assen kan verschillen voor de drie fasen van het proces: (1) strategische fase – bepalen van de doelstelling; (2) tactische fase – of en hoe kan een project het beste op een specifieke locatie worden gerealiseerd; en (3) operationele fase – realiseren van de nieuwe asset.

Drie casussen

Het afwegingskader is getoetst in drie casussen:  een winningsproject (Luxwoude), een transportproject (Katwijk) en een zuiveringsproject (Bergsche Maas). In 29 semigestructureerde interviews met zowel betrokkenen van het drinkwaterbedrijf als stakeholders in de verschillende cases (o.a. Staatsbosbeheer, LTO, plaatselijk belang, gemeenten) is gereconstrueerd hoe de stakeholderbetrokkenheid voor deze cases in ingericht.

Checklist

Op basis van de analyse van deze casussen is een checklist opgesteld om een bewuste afweging van stakeholderbetrokkenheid in assetmanagement projecten te stimuleren. Belangrijke elementen hierin zijn het vormen van een projectteam met oog voor en kennis over ontwikkelingen in de omgeving; het in beeld brengen en extern controleren van stakeholderverwachtingen en -behoeften; en het toetsen van deze verwachtingen en gemaakte afspraken tijdens de implementatie van een project.

Werkzaamheden aan het nieuwe innamepompstation aan de Bergsche Maas. Foto: Evides