Digitale tools helpen waterbedrijven in het tegengaan van kennisverlies

Veel kennis van het watersysteem ligt opgesloten in de hoofden van medewerkers met jarenlange ervaring in de sector. Deze knowhow en latente kennis dreigen verloren te gaan nu de komende jaren veel van deze mensen de pensioengerechtigde leeftijd bereiken. Tegelijkertijd doet zich een trend voor waarbij jongere medewerkers zich korter aan dezelfde werkgever verbinden dan voorheen. Deze krachten moeten sneller de benodigde expertise kunnen opdoen. Beide ontwikkelingen stellen waterbedrijven voor de uitdaging hoe opgebouwde kennis voor de organisatie behouden blijft en effectief kan worden overgedragen aan nieuwe medewerkers. Hoe de hydroinformatica hierin een uitkomst kan bieden stond centraal tijdens de derde kennisuitwisselingsbijeenkomst van dit jaar. De nadruk lag op het ontsluiten van kennis en het gebruik van digitale tools om besluitvorming te ondersteunen. Bijdragen werden geleverd door Stichting Wateropleidingen en het ICT4WATER-platform.

Benutten van kritische kennis

De eerste stap om te voorkomen dat kennis verloren gaat, is het inzichtelijk maken van de aanwezige kennis en het bepalen wat hiervan belangrijk is om voor de organisatie te behouden. Welke methoden voor deze vragen worden gebruikt door Stichting Wateropleidingen, werd toegelicht door Angela Roerdink en Mark van Dodeweerd. Zo vertelden zij dat expliciete kennis, zoals kennisbronnen, gemakkelijk zijn te documenteren in protocollen en werkprocessen. Het is de impliciete kennis – persoonlijke ervaring en vaardigheden, en het netwerk van medewerkers – die vraagt om een heel andere aanpak. Natuurlijk kunnen nieuwe mensen door ervaren collega’s worden ingewerkt voor de overdracht van zulke kennis. Maar zoiets is niet altijd mogelijk.

Kennisscan

Met een kennisscan wordt aan de hand van interviews met medewerkers vanuit de hele organisatie in beeld gebracht welke expliciete en impliciete kennis in de verschillende domeinen aanwezig is. Het gaat hier specifiek om een totaalbeeld van de hele organisatie, niet om een beoordeling van individuele medewerkers. Janine Leeuwis van Royal HaskoningDHV vertelde over de brede inzet van de kennisscan bij Nederlandse gemeenten en bij RIONED. Vaak wordt de scan gevolgd door concrete acties om kennis beter te waarborgen of waar nodig te verstevigen. Bijvoorbeeld door het organiseren van een workshop of het aannemen van nieuwe medewerkers met een specifieke expertise.

Kenniskaart

Een tweede tool die werd toegelicht is de kenniskaart (zie figuur): een document dat samen met een vertrekkende medewerker wordt opgesteld. Hierin worden de taken van deze persoon vastgelegd, inclusief de kennisbronnen die daarbij horen. Daarnaast bevat de kenniskaart belangrijke tips bij het uitvoeren van een taak (impliciete kennis), maar ook het netwerk van de collega die het waterbedrijf gaat verlaten.

De kennisscan en de kenniskaart vormen beiden waardevolle tools om de kritische kennis van een organisatie te behouden en te kunnen benutten.

Het concept van de kenniskaart.

ICT4WATER-cluster

Een andere manier om kennis te delen is wanneer organisaties met elkaar samenwerken. Een voorbeeld hiervan is het ICT4WATER-cluster, dat tijdens de bijeenkomst werd toegelicht door Joep van den Broeke van KWR. ICT4WATER is een samenwerkingsverband tussen onderzoeksprojecten op het snijvlak van digitale technologie en water, opgericht door de Europese Commissie, die deze projecten financiert. De ruim vijftig leden van ICT4WATER richten zich op uitwisseling van kennis en ervaring op het gebied van bijvoorbeeld standaardisatie, interoperabiliteit van systemen, smart water en cybersecurity. Ook leveren zij adviezen aan de Europese Commissie over ontwikkeling rondom het digitale domein en water. Hiermee dragen zij bij aan het vormgeven van het beleid in Brussel.

Beslissingsondersteunende systemen

Eén van de acties die ICT4WATER heeft uitgevoerd is het in kaart brengen van ontwikkelingen op het gebied van beslissingsondersteunende systemen (Decision Support Systems ofwel DSS). Vasileia Vasilaki van Brunel University in Londen vertelde over de inzichten uit deze studie. Zo blijkt dat DSS-ontwikkeling in de onderzochte projecten primair gericht is op de operationele besturing van waterzuiveringsprocessen, bronbescherming en distributie. Wel gaat het doorgaans om pre-commercieel onderzoek. Dit betekent dat de ontwikkelde DSS weliswaar binnen het project worden toegepast, maar lang niet altijd uitmonden in een volwassen product met brede beschikbaarheid. Dit heeft verschillende oorzaken. Zo zijn in veel projecten niet alle ketenpartners – van eindgebruiker tot technologieleverancier – vanaf het begin bij de ontwikkeling betrokken. Ook blijkt het in de praktijk vaak moelijker dan verwacht om te kunnen beschikken over data van voldoende kwaliteit voor een operationele toepassing. Deelnemers van de bijeenkomst herkenden deze observatie, omdat dit ook binnen de projecten van de themagroep Hydroinformatica een veel voorkomend aandachtspunt is.

Combineren van oplossingen

De bijdragen in deze bijeenkomst en de discussies die daarop volgden, lieten zien dat er niet één enkele oplossing is voor het waarborgen van kennis binnen een organisatie. In de eerste plaats is het belangrijk te weten welke kennis aanwezig is en welke daarvan essentieel is voor de bedrijfsvoering. Het waarborgen kan op verschillende manieren gebeuren; van zeer pragmatisch tot technisch geavanceerd, zoals het gebruik van modellen die input geven aan beslissingsondersteunende systemen. Voor impliciete kennis geldt in het bijzonder dat de ervaringen en vaardigheden die hierbij horen maar deels kunnen worden doorgegeven. Essentieel is dat nieuwe medewerkers toch ook zelf ervaring verzamelen, en dat zij daarbij de gereedschappen krijgen aangereikt om dit leerproces sneller en efficiënter dan in het verleden te kunnen doorlopen.