Doeltreffende communicatie van wetenschappelijke kennis tijdens een crisis in de volksgezondheid: COVID19

Terwijl de microbiologen monsters rioolwater verzamelden en analyseerden dacht een andere groep onderzoekers bij KWR na over de vraag hoe dit wetenschappelijk onderzoek in de loop van de corona-crisis kon worden gecommuniceerd aan het grote publiek. Hoe moet een alomvattende en flexibele communicatiestrategie eruit zien? Hoe ontwikkel je die? En hoe pas je de strategie toe in de praktijk? Die vragen probeerde ons team te beantwoorden. We wilden onze collega’s en partners de instrumenten en kennis bieden die hen in staat zouden stellen doeltreffend te communiceren over de crisis en de wetenschap met betrekking tot water en volksgezondheid.

Effectieve crisiscommunicatie

We kwamen tot de conclusie dat doeltreffende crisiscommunicatie bestaat uit een steeds opnieuw uit te voeren cyclus van stappen: bepaal de uit te dragen inzichten, vertaal die inzichten in communicatieboodschappen, communiceer die boodschappen, en meet in hoeverre de communicatie doel treft. De communicatie van wetenschappelijke informatie aan een publiek van leken is verre van eenvoudig. Dat geldt helemaal tijdens een crisis: de druk is groot en de mensen zijn bezorgd. Welke consequenties heeft dat voor de communicatie? Het model van een voortdurend te doorlopen communicatiecyclus oogt goed op papier. Maar hoe pakt het uit in de praktijk?

Laten we eens kijken naar wat je als wetenschapper moet doen, ondersteund door een doeltreffend team voor crisiscommunicatie:

1. Onderken wat je publiek weet of niet weet en geef duidelijke, beknopte en praktische boodschappen af. Dat vereist dat je begrijpt hoe je publiek denkt, voelt en handelt – afhankelijk van de kijk die mensen hebben op wereld als gevolg van hun cultuur, overtuigingen en lokale context. Bij een crisis is het cruciaal om tijdig te communiceren. Daarvoor moet je je publiek goed kennen. Nodig is een plan voor de lange termijn, gebaseerd op diepgaand onderzoek vooraf naar de verschillende doelgroepen waarop de communicatie is gericht.
2. Communiceer vanuit een strategie gericht op duidelijke doelen, en doe dit met behulp van communicatiespecialisten. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Het is niet de bedoeling om lukraak alle beschikbare kennis te ‘spuien’. Het draait in de communicatie om enkele cruciale vragen. Om te beginnen: wat wil je bereiken met je communicatie? En, nog belangrijker: wat moet het publiek nu weten om ervoor te zorgen dat de angst in de samenleving afneemt, dat paniek wordt voorkomen, dat geruchten worden ontkracht en/of dat mensen weten wat ze moeten doen om zich te beschermen.
3. Communiceer op het juiste moment. Dit is vooral belangrijk bij een crisis, ook al heeft de wetenschap (nog) niet op alles een antwoord. Voor wetenschappers is dit vaak een grote uitdaging. Tijdige communicatie is echter belangrijk. Schade kan worden voorkomen door niet alleen helder te communiceren over de beschikbare kennis maar ook over wat nog onzeker is. Met andere woorden: wees transparant, open en toegankelijk – vertel je publiek wat je niet weet, en wanneer en hoe je nieuwe informatie zult delen.
4. Ontwikkel een goed beeld van de context en stem de informatie erop af, zodanig dat die wordt begrepen door de doelgroep. Communiceer dus niet alleen technische boodschappen maar vraag je ook af in hoeverre concrete instructies of medelevende boodschappen nodig zijn.
5. En ter voltooiing van de communicatiecyclus: begrijp en meet het effect van je communicatie-inspanningen en de percepties van de doelgroep(en), en pas indien nodig de boodschappen aan.

Indien al deze aspecten worden ingebouwd in de communicatie-aanpak, kan een doeltreffende boodschap worden gecommuniceerd aan de doelgroep. Dan zal het publiek ervan overtuigd raken dat het de wetenschapper en het wetenschappelijke instituut kan vertrouwen tijdens een crisis.

Doeltreffende crisiscommunicatie is geenszins vanzelfsprekend. Het vereist kennis, reflectie en een goed doordacht plan, en het kost tijd.

Frederic Béen, onderzoeker bij KWR en lid van het team rioleringsbewaking voor COVID19, zegt:

De communicatie is veeleisend en tijdrovend geweest. Dat is niet verwonderlijk. We hebben te maken met een unieke crisis. Ik heb het dan niet alleen over de relatie met de media, maar […] ook over de coördinatie van de samenwerking […], en dat is een belangrijke les. Verder heb je voor effectieve crisiscommunicatie een divers team nodig, met zowel inhoudelijke als communicatieve deskundigheid, om je boodschappen te kunnen overbrengen.

Frederic Béen PhD

… we hebben in ons team veel wetenschappers, en communicatie is niet onze hoofdtaak. […] Het is daarom goed om van meet af aan iemand van het communicatieteam te betrekken bij een project.

dr. Milou Dingemans

Bouwen aan een gemeenschap op het gebied van wetenschapscommunicatie

Bent u voorbereid op de volgende communicatie-uitdaging? Ons onderzoeksrapport kan daarbij helpen: het biedt stap voor stap begeleiding en speciale richtlijnen voor de communicatie met de media. Het rapport vormt daarmee een praktisch instrument waarmee u zich goed kunt voorbereiden op crisiscommunicatie met betrekking tot water en volksgezondheid in de toekomst. Met dit rapport achter de hand zorgt u ervoor dat de juiste communicatiemaatregelen worden genomen.

We hebben ook een beknopte praktische brochure samengesteld. Houd deze steeds bij de hand op uw bureau of bij uw beeldscherm. Door de stappen in de brochure te volgen, draagt u bij aan doeltreffende wetenschapscommunicatie en ontwikkelt u nuttige gewoonten op het gebied van wetenschapscommunicatie.

Stap voor stap begeleiding

Dit overzicht van achtereenvolgens te doorlopen stappen biedt een handvat voor communicatie tijdens een crisis

Klik op de afbeelding voor een grotere weergave of download de PDF door de link hieronder aan te klikken.